SALES REPRESENTATIVE WORKFLOW

  1.        OPEN STORE Pagbukas ng store. Paki-ON yung ilaw, printer, computer, signage, electric fan & Air Con.
  2.        REPORTING ON DUTYChat “REPORT” sa Viber Group Chat ‘SR LOGS & IMPORTANT NOTICE’ (Obligatory)
  3.        POS LOGIN – Login POS account with your designated Username & Password.
  4.        CASH IN DRAWER – Bilangin ng maayos yung pera/bills sa loob ng drawer/kaha batay sa END OF THE DAY printed report ng nakaraang araw. Kailangan tugma ang bilang ng bawat                                                                      pera.Kapag merong nakitang mali, pakireport sa punong tagapangasiwa.
  5.        WEBSITE LESS QUANTITY/UPDATE – Update yung bilang/quantity ng produkto na nabili ng nakaraang araw base sa LIST OF TRANSACTION na naexport pagkatapos ng END of the DAY report. Lahat                                                                 ng produkto o item kailangan ibawas sa website. Kapag hindi mahanap yung produkto o item sa website, humingi ng tulong o gabay sa may nakakaalam. May                                                                       pagkakataon din na nagpapasa ng list ang Online Management galing sa supplier para i-update ang price & available quantity sa website. Kapag magpalit o mag-                                                                   update ng price, kailangan din baguhin ang bulk discount amount ng bawat produkto.
  6.        Copy CCTV Camera – Kapag merong available na SLIM DRIVE galing warehouse (Cainta), magcopy ng cctv records sa DVR/NVR. Icheck ang last record na nakopya base sa chat na sinesend sa TEAM                                           TOPS viber group chat for UPDATED CCTV Records. Mas mainam na updated parati ang copy ng cctv record. Minimum late ng pagcopy ay 3 days, maximum late ay 7 days.                                                     Reformat muna ang Slim drive bago magcopy ng record.
  7.        CHECK VIBER MESSAGES – Magcheck ng viber messages para sa Order Online Request at Shopee – Lazada order. Check yung Actual Stock & POS Stock para makompara kung tama yung inventory                                                        ng bawat produkto o item.

          *TOP Priority na kailangan replyan sa VIBER*

         ⬢SL GROUP – Dito nagmemessage para irequest yung mga Shopee & Lazada Order. Pinapacheck sa branch kung merong available stock at pinapa-Transfer out ito papuntang Cainta. Kapag merong

         ⬢ORDERING LOCAL STOCKS – Dito nagmemessage para irequest yung mga Order Online/Prestashop. Check ng mabuti yung stock. Transfer out to Customer. Minsan nererequest dito na iprepare para       
                                                         deretso deliver ng delivery rider.


Tandaan: Sa pagcheck ng mga produktong nirequest, ihambing ang reference number ng produkto sa actual product mismo para matukoy kung ito ba ay tama. Kung hindi sigurado, pwedi ito icheck sa website at tignan ang imahe ng produkto o di kaya’y humingi ng tulong sa mga kasamahang nakakaalam para maiwasan ang delay sa pagserve ng order ng customer. Sa pagreply, kailangan isaad kung anu-anu ang merong stock, kung ilang piraso lamang ang available at ang walang stock.
Example:
Request Message:
Order Online
Juan dela Cruz #8210 LAKANGJOWA
123456 Flood Floetrol 946ml – 2pcs only
543217 Flood Floetrol 1 gallon – 3pcs
1233445 Gamblin Artist Oil Titanium White 150ml – 2pcs

Ideal Reply:
Available Sta Cruz/MCS/Alimall
123456 Flood Floetrol 946ml – 2pcs only
543217 Flood Floetrol 1 gallon – 3pcs

No Stock/ Kulang
Juan dela Cruz #8210 LAKANGJOWA
1233445 Gamblin Artist Oil Titanium White 150ml – 2pcs
123456 Flood floetrol 946ml – 1pc

Paalala: Kapag merong transfer out to warehouse para sa order online, shopee-lazada,  kabilang branch ay dapat at kailangan i-screenshot o gamitan ng snipping tools at isend ito sa Instore Pick up & Transfer Viber Group Chat.

 

CUSTOMER’S INQUIRY & MESSAGES – Inquiries ng mga customer, order ng customer na gustong mag-order for pick-up and delivery.

  1.        CHECK FACEBOOK PAGE/VIBER INQUIRY/TEXT MESSAGES – Kailangan replyan ang mga customer na nag-iinquire sa Facebook page/Viber/Text message natin. Dito nagtatanong yung mga Customer sa mga availability ng produkto na hinahanap.

Kapag merong customer nag-inquire ng produkto at wala itong available stock, magrekomenda ng alternatibong produkto na kaparehas sa paggamit ng hinahanap nitong produkto.

Kapag merong customer nag-inquire ng produkto at gustong pick up sa kabilang branch, kailangan i-endorse sa kabilang branch para macheck at mareplyan ng designated branch kung saan gusto ng customer ipick up yung item.

Kapag merong customer nag-inquire ng produkto at available ito sa kabilang branch o sa warehouse pero gusto niyang pick up sa iyong branch kung saan ka naka-assign, paalalahanan yung customer na irerequest pa ito sa kabilang branch at maglaan ng 3 to 5 workings day bago ito ipick up. Sabihan na rin yung customer na imessage ito kapag ready to pick up na ito.

Kapag merong customer nag-inquire ng produkto at available ang produkto sa branch na kung saan ka nakadistino at gusto ng customer ibook ito via Grab/Lalamove pick up, bigyan ito ng listahan ng produkto na oorderin niya kasama yung bilang at presyo ng bawat produkto at ang pangkalahatang total. Magbigay din ng detalye para sa Mode of Payment (MOP). Kailangan magbayad at magreflect ito sa account natin bago ibook ng customer yung pagpick up sa Grab/lalamove. Bigyan na rin ng buong detalye ng address, contact number at pangalan  para sa booking. Humingi ng proof of payment o patunay na nakabayad na yung customer at isend ito sa “Unclaimed Online Payments” Viber Group Chat. Kung sakaling hindi na kailangan ng resibo, stock transfer out na lang ang mga produkto to Customer. Kapag humingi ito ng resibo, magbigay o mag-isssue na lang.
Kapag merong customer nagbigay ng kanyang order, kunin ang mga importanting detalye kasama yung produkto na gustong orderin ng customer at i-endorse sa Online Management at imessage ito sa Viber Group Chat “Online Inquiries, Update & Concerns” para maprocess at mainput nila ito sa Prestashop.

   *Complete Name
   *Complete Address
   *Email address

   *Contact Number 
   *Complete Details ng order (price, quantity at total)

Kapag merong customer na nagpaquote ng customize canvas, magmessage at humingi ng price quotation sa Viber Chat group “Canvas Quotation”.

Kapag meron tayong promo o sale, pwedi natin inform ang mga customer na nagtatanong at naghihintay nito. Magcompose ng mensahe at isa-isa itong isend sa mga customer na merong viber account. Pwedi din mag-inform sa mga customer thru text o tawag sa phone number nila especially sa mga customer na madalang na mag-order sa atin. Kamustahin sila at offer ang mga produkto na naka-sale.

Kapag merong customer nag-inquire pero ang nagrereply nito ay ang kabilang branch o minsan ay ang warehouse, paki-markahan ito na unread para madaling matukoy ng nagrereply ang ini-enterntain na inquiry.

  1.        CHECK PRESTASHOP/ORDER ONLINE FOR PICK UP STORE BRANCH (Back End) – Login ang iyong Prestashop account gamit ang iyong email address at password. Check ang mga order online na pick up sa designated branch.

Kapag ang order online na pick up sa branch kung saan ka nakaduty ay kompleto o nakompleto pagkatapus irequest sa kabilang branch, warehouse  o supplier , i-update ito batay sa anung Mode of Payment (MOP) ng order. Ang tinatanggap na MOP natin para sa order na pick up sa branch ay mga sumusunod: Bankwire, PayPal & Pay at store when pick up (cash or card swipe). Ang sinasabing Bankwire, dito nabibilang yung Online Bank transfer (BDO/BPI), Bank Deposit (BDO/BPI) at Gcash. Ang PayPal ay isang online payment na kailangan iregister ng customer yung Credit/Debit Card account nila. At ang huli ay Pay at store when pick up (Cash or Card Swipe), sa ganitong payment method ay pweding Cash payment o Credit/Debit Card payment kung saan kailangan itransact via Credit/Debit card machine natin na available bawat branch.

-        Kapag ang MOP ng order ay Bankwire, i-update ang status sa Bankwire Final Invoice Complete.

-        Kapag ang MOP ng order ay PayPal, i-update ang status sa PayPal Confirm to Capture (Order Complete).

-        Kapag ang MOP ng order ay Pay at store when pick up (Cash or Card Swipe), i-update ang status sa Pick up Ready in – Cubao/Makati/Manila (Order Complete)

Kapag ang order online na pick up sa branch kung saan ka nakaduty ay may produktong kulang o hindi available sa iyong branch, kailangan ipacheck at irequest ito sa kabilang branch, sa warehouse o sa supplier. Magmessage/magchat sa “Ordering Local Stock” viber group chat.Kapag ang produkto ay kailangan pang gawin kagaya ng stretched canvas, magmessage/magchat sa “Production” viber group chat. Kapag kailangan i-produce na produkto ng Kulay brand (acrylic, acrylic medium, oil medium & etc), magmessage/magchat sa “Kulay Repack” viber group chat.

Kapag ang produkto sa order online ay napag-alaman na wala na itong stock sa kabilang branch, sa warehouse o supplier, kailangan ipaalam sa customer ang walang stock na produkto sa kanyang order. Magcompose ng mensahe gamit ang Prestashop built in messenger at ilagay ang kompletong impormasyon ng item na hindi available. Pagkatapos ay i-delete yung item na hindi available o walang stock. Pwedi din magsend ng message gamit ang cellphone o tawagan ang customer para inform ng walang stock na produkto. Magrekomenda na rin ng produkto na pampalit na kaparehong gamit o ibang brand sa customer na merong stock on hand. Ang produktong walang stock ay kailangan i-update sa website yung stock quantity at gawing zero (0). Kapag ang customer ay nagpalit ng item sa order niyang walang stock, kailangang i-edit yung order niya sa Prestashop. Kailangan i-add yung replacement ng customer at iupdate ang status ng order nito. Kapag hindi nagpalit at okay lang sa customer yung order niya na ipagpatuloy, kailangang  i-update ang status ng order niyo batay pa rin Mode of Payment (MOP) nito.

-        Kapag ang MOP ng order ay Bankwire, i-update ang status sa Bankwire Final Invoice Incomplete.

-        Kapag ang MOP ng order ay PayPal, i-update ang status sa PayPal Confirm to Capture (Order Incomplete).

-        Kapag ang MOP ng order ay Pay at store when pick up (Cash or Card Swipe), i-update ang status sa Pick up Ready in – Cubao/Makati/Manila (Order Incomplete)

May pagkakataon din minsan na merong order online yung customer at may isa o iilang produkto na walang stock  o hindi available, hinihiling ito ikansela ang kanyang order kahit nagrekomenda ng alternatibong produkto. Humingi o hingan ng kataggap tanggap na rason para isumite o ipasa sa nakakataas. Magcompose at magbigay ng prohiba o screenshot ng pinag-usapan.

Kapag ang lahat ng produkto sa order online ay walang available stock pagkatapos icheck at request, i-update ang status to Out of Stock. Mag-email sa customer gamit ang prestashop yung mga produkto sa order niya ay walang stock.  I-update din ang stock quantity sa website at gawin itong zero (0).

Kapag ang Customer ay nagbayad sa pamamagitan ng Bankwire kagaya ng Gcash o Online transfer, kailangan iupdate ang status nito sa Payment Accepted – Pick up Ready in Cubao/Makati/Manila Branch.

Kapag ang order online ay walang update galing sa customer pagkatapos ng tatlong (3) araw ng pag-update ng status, palitan ang status nito ng Pick up Reminder at Cubao/Makati/Manila Branch. Maaaring kontakin na rin ang customer at paalalahanan tungkol sa kanyang order. Kung wala talagang update o feedback mula sa customer pagkatapos ng tatlong araw hanggang isang buwan, magcompose ng mensahe na ipapacancel yung order sa nakakataas.

Hi Mr/Ms. (Customer Full name), This is from TOPS Customer Service. Ur order (order reference & order number) is ready for pick up at (branch location). May we help you finalize your order?  Please let us know what you want to do.

 

Thank you,

(contact number)

Halimbawa:

Hi Mr/Ms. Kristelle Maree Bellosillo, This is from TOPS Customer Service. Ur order BDGCRFONE #13989 and IACPSMHLN #13988 is ready for pick up at Makati. May we help you finalize your order? let us know what you want to do.

 

Thank you,

09476931767

 

              Kapag ang customer ay napick up na ang inorder online, i-update ang status nito sa Pick up.

       10.   Check Endorsement Logbook – i-check ang logbook for endorsement kung merong pending na transaction na iniwan ang kasamahan sa trabaho ng nakaraang araw. Kapag may pagbabago, i-update ito.

       11.   Checking of Stock from Cainta/Supplier – Kapag merong products na pina-order sa supplier  na para sa stock o request ng store sa warehouse, kailangan icheck ito ng maigi at kailangan kompleto.
               Kapag merong kulang, kailangan ireport agad ito para maaddress ng nag-order sa supplier o sa nagprepare ng stocks sa warehouse. Pagkatapos icheck, idisplay ito sa kani-kanilang display rack. Kung
               maaari, lagyan na ng price tag para mas Madali sa customer tukuyin kung nasa magkano ang presyo ng produkto especially mga produktong galing sa supplier. After idisplay, gawin ang stock transfer in
               sa POS.

       12.   Pumasok na Customer – Walk in (Customer Service)

-        Kapag may Customer na pumasok sa store, batiin ng magalang at tanungin kung anu yung hinahanap nitong produkto.

-        Kapag walang stock o wala tayo ng produktong hinahanap, magmungkahi ng alternatibo na kaparehas sa hinahanap na produkto.

-        Kapag ang customer merong hinahanap na produkto at wala ito sa branch na pinuntahan. Pwedi ito ipacheck sa kabilang branch, sa warehouse o supplier. Kunin ang pangalan at contact number para i-update ang customer kung meron itong stock o wala.

-        Kapag ang customer merong hinahanap na produkto at wala ito sa branch na pinuntahan pero naconfirm sa kabilang branch na available ito.  At kailangan na ng customer agad, imungkahi o i-offer sa customer na pwedi niya papick up sa branch kung saan ito available. Pwedi niya ito bayaran sa Gcash, Bank transfer o Cash. Kapag cash yung payment, received on account na lang ito. Kung ang customer humingi ng resibo, sabihan na lang na ang resibo manggagaling sa branch kung saan manggagaling ang item. Endorse na lang ito ng Mabuti sa branch kung saan ito available. At ipapapick up via Grab/Lalamove Rider. Kapag gustong bayaran thru Credit/Debit Card, iresibo na ito at palalahanan yung branch kung saan galing ang produkto na stock transfer out na lang ito. Tandaan: Huwag kalimutan stock transfer in ang produkto galing sa kabilang branch para magtugma ang inventory sa POS.

-        Kapag merong customer na nagwalk in at meron itong ipapagawang canvas na walang available stock, standard size man o customize size at gusto niyang pick up sa pinuntahang branch. Hingin ang pangalan at contact number ito. At humingi ng 50% downpayment kapag customize at malaking size ang ipapagawa.  Magbigay ng 3 hanggang 5 araw na palugit bago ito ipick up sa branch.

-        Kapag merong customer na nagwalk in at meron itong ipapagawang canvas na walang available stock, standard size man ito o customize size at gusto niyang ipadeliver. Kunin ang naturang size na gustong ipagawa. Hingin din ang kompletong pangalan, kompletong address, at contact number. Humingi ng 50% downpayment para sa customize size o malaking size na pwedi nitong bayaran thru Gcash/ Bank transfer o Cash. Kapag bayaran ng Cash, received on account na lang ito. Kapag humingi ng resibo, imungkahi na ibibigay ang resibo kapag ideliver na yung order niyang canvas. Endorse na rin ito ng mabuti sa OMG team. Kapag gustong bayaran Credit/Debit card, iresibo ito pero kailangan full payment yung sisingilin, hindi 50%. Ang order ng customer na  gustong ipadeliver, ibahin ang resibo nito sa mga item na binili sa store para hindi mahirapan o magconflict sa pag-input sa prestashop at pag-audit. Endorse sa OMG team with OR#. Tandaan: kailangan stock transfer in ang naresibong item kapag ang item/produkto ay nagmula sa warehouse at deniliver ito direkta sa customer  para magtugma ang inventory sa POS. Hingin ang kopy nito sa OMG.

-        Paalala: Kapag may customer na nagbayad ng Credit o Debit card, kailangan ito i-resibo.

-        May pagkakataon na  merong customer na hindi na nagpaparesibo o hindi na humihingi ng resibo. Pwedi silang bigyan ng discount (3% [for SR] to 5% [for approval of Manager]). Pwedi din magbigay ng freebies na naka-sale na produkto. Sa walang resibo na transaction at merong freebies, kailangan stock transfer out ito to customer para mabawas ito sa inventory ng POS. Kapag cash ang payment nito, pweding i-OPEN drawer (F6) at ipasok ang pera. Pagkatapos kwentahin ang sukli kapag meron itong sukli at kunan ito sa loob ng kaha. Pwedi din na ireceived on account ang total amount ng binili at pagkabukas ng drawer, kwentahin ang sukli at ibigay sa customer.

-        Pweding gumamit ng SUSPEND Transaction sa mga customer na hindi na humihingi ng resibo para hindi na mahirapan magcompute ng total. Kailangan lang stock transfer out to customer ang mga biniling produkto pagkatapos ng transaction. Applicable ito sa walk in, sa mga umoorder sa viber at fb page.

-        Kapag merong customer na nagtanong kung meron tayong promo o sale, hingin ang kanyang personal info kagaya ng pangalan at contact number. I-save ito para mainform ang customer sa mga darating na promo o sales natin.

          13.    POS Transaction – dito na papasok ang mga transaction katulad ng binili ng customer, mga request ng kabilang branch, online order, Lazada/shopee, inventory & reports.

Customer Purchase (ENTRY) – Sa ENTRY, dito nilalagay o ini-input ang bardcode ng mga item(s) /produkto na napiling bilhin ng customer. Sa madaling salita, dito na ireresibo ang mga produktong bibilhin ng customer. Ginagamitan ito ng barcode kapag naii-scan ang barcode ng item(s). Maaari rin unahin ang bilang o quantity kung ilang piraso ang magkakatulad na item(s). Kapag ang item o produkto ay hindi naii-scan ng barcode scanner, pindutin lang ang UP arrow sa keyboard at lalabas ang listahan ng mga produkto natin. Hanapin ang produkto batay sa pangalan o description nito at pillin ito. Magdidisplay ang lahat napiling produkto  ng customer sa screen at makikita din dito ang presyo at quantity ng bawat produkto. Kapag naipasok na lahat ng produkto sa Entry, tanungin ang customer kung meron pa itong idadagdag. Kung wala nang idadagdag, sabihan ng kabuuang bilang ng binili (total quantity) at total amount. Kailangan klaro ito para maiwasan ang hindi pagkakaintindihan ng bawat panig. Tanungin din kung company ang ipapangalan sa resibo o merong Loyalty Card. Pagkatapos ay magproceed na sa payment.

Payment – sa ganitong section dito papasok kung anung payment method ang customer magbabayad. May pagkakataon na gumagamit ang customer ng dalawa o tatlong payment method sa pagbayad ng kanyang binili. Ang mga sumusunod ay ang mga mode of payment na tinatanggap natin:

-        Cash – kapag Cash ang gagamitin ng customer pambayad sa biniling produkto. Kailangan sabihin sa harap ng customer kung nasa magkano ang natanggap na pera. I-input sa TENDERED ang natanggap na pera at automatic na lalabas yung sukli nito at pindutin ang enter para iprint ang resibo. Magbubukas ang kaha/drawer at ipasok ang natanggap na pera. Check muna sa money detector ang pera especially ang paper bill na 1,000.00 at 500.00 bago ito ipasok sa kaha/drawer.  Kunin na rin ang sukli ng customer kung meron pa itong sukli at isarado ang kaha/drawer. Sa pagsukli, bilangin ng mabuti  ang ang perang isusukli sa customer at sabihin ito sa harap ng customer na klaro at kompleto.

-        Mastercard – Isa itong Credit Card at malalaman mo na Mastercard ito sa logo na nakalagay sa card. Kinukuha dito yung Credit card number, Card Holder, Bank Name na matatagpuan sa credit card na ibibigay ng customer. Ginagawa ito sa Credit/Debit Card Terminal o Machine. Tatlong beses ito magprint ng receipt sa terminal. Dalawang kopya (Bank Copy & Merchant Copy) ay para sa atin at isang kopya (Customer Copy) para sa customer. Makikita din ang sa print yung Approval Code na kailangan i-input sa POS before iprint ang resibo. Tandaan: kailangan pareho yung total ng resibo ng pos at resibo ng card terminal. May mga credit card na kailangan pa permahan ng customer yung Bank copy at Merchant copy. Minsan hindi na humihingi ng perma. Nagdedependi ito sa ipiprint ng machine. May pagkakataon din na dalawa o tatlong credit card ang ginagamit ng customer. Hinati hati niya nito ang total amount sa kung ilang bilang ng credit card na ibibigay ng customer. I-transact na  lang ito ng mabuti at wasto.

-        Visa – isa din itong Credit Card kagaya ng Mastercard. May pangalan yung Credit card na VISA. Katulad din ang pagtransact nito sa Mastercard.

-        AMEX – Isa din itong Credit card ang American Express katulad ng Mastercard & Visa. Makikita ang pangalan ng American Express sa card din mismo.

-        Diners – Credit Card din ito at tinatransact sa terminal machine. Katulad din ng Mastercard, Visa, at AMEX.

-        Cheque – Hindi ito kadalasan ginagamit na payment option. Pinapayagan lang ang iilang customer na gumamit nito kapag may abiso sa nakakataas.

-        Gift Certificate – May mga pagkakataon na gumagamit ito pero bihira. Ang Gift Certificate ay nanggagaling sa atign kompanya. Nagko-customize  tayo kapag may customer na gusting magpagawa para ibigay o iregalo sa kakilala nito. Nakaindicate ang amount, date validity at gift certificate number at kung para kanino.

-        Debit Card – isa itong card payment kung saan direct na kinakaltas sa account ng customer ang amount na binili nito sa atin. Kinukuha din dito yung card number, card holder at bank name. Kasama rin dito sa hinihingi ay ang approval code sa makikita din sa terminal receipt. Kailangan tanungin yung customer kung savings account o current account ang card nito. Tiyakin na tama ang total sa POS receipt at terminal receipt. Hindi na ito kailangan permahan ng customer yung terminal receipt. Kukunin natin ang dalawang copy (Bank & Merchant Copy) at ibigay sa customer ang copy nito (Customer Copy)

-        Bankwire –  sa ganitong payment method, dito mapapailalim ang mga payment ng customer na Bank Online Transfer  o Bank Deposit sa BPI o BDO account natin. Ang mahalagang kinukuha dito ay yung Card Holder o Pangalan ng customer, at Bank name kung saan ito nagtransfer o nagdeposit ng payment (BDO/BPI). Minsan ito yung ginagamit na payment method kapag nagdownpayment ang mga customer ng cash para sa order nitong customize canvas.

-        PayPal – Gumagamit tayo ng payment method nito kapag ang customer ay merong PayPal account. Kadalasan  ay ito yung mga customer na nag-order online at pick up sa store branch pero binayaran na online thru PayPal. Payment method ito kung saan neregister ng customer ang kanyang credit/debit card  sa PayPal. Isa din itong online payment. Ang pagtransact nito ay kailangan pa ipacapture sa PayPal ang amount bago ipick up ng customer ang inorder nito online. Ang pagtransact para sa resibo ay katulad sa pamamaraan ng Bankwire.

Gcash -  Isang online payment na ginagamit ng karamihang customer na nagwalk in o nag-oorder via fb page messenger at viber. Kapag ito ang ginamit ng customer sa pagbayad, kailangan ng picture o screenshot as proof of payment natin na ipapasa sa Unclaimed Online Payment viber group chat. Bago ito iresibo, kailangan muna ito iverify sa text message na senisend na confirmation na pinapasa din sa Unclaimed Online Payment viber group chat.

Tandaan: Mga account kung saan pweding isend ng customer ang bayad nito sa biniling produkto.

BDO Account name: TOPS Oil Paint Store

Account number: 001570306247

 

BPI Account name: TOPS Oil Paint Store

Account number: 9760000334


Gcash:
Account: 09053189948 (Michelle Pauline L.)

PayPal Link: https://www.paypal.com/paypalme/theoilpaintstore


Data Entry – Dito makikita at machecheck ang PRODUCT, Customer, Stock Transfers, at Stock Receipt na karaniwang ginagamit sa araw-araw na transaction.

-        Product – dito machecheck ang produkto kung nasa ilan ang available stock. Dito tsine-check at kinukumpara ang bilang sa actual kung tugma yung quantity ng produkto.

-        Customer – dito ini-input yung mga customer info especially mga company na kailangan nakapangalan ang resibo. Dito din ini-input yung mga customer na merong LOYALTY CARD para makaavail ng discount.

-        Stock Receipt – dito ini-encode ang mga stocks na pinuchase o binili/inorder sa supplier. Kailangan ipasok lahat ng item sa POS para ma-add up ito sa inventory ng bawat produkto. Kailangan wasto ang pangalan ng produkto at ang bilang nito kapag i-input. May kaukulang POINT DEDUCTION kapag merong nakitang mali. Kailangan i-print ang listahan ng stock receipt at i-staple sa actual na resibo na galling sa supplier. At tatakan ito sa likod kung saang branch ito na-encode, kung kelan na-encode at kung sino ang nag-encode. Lapis lang kailangan isulat kapag original copy ang natanggap na resibo.

-        Stock Transfers – dito ini-encode ang mga produkto na pumapasok at lumalabas sa store, papunta o galling sa kabilang branch (Alimall Cubao, MCS Makati at Main Sta Cruz) o sa warehouse (Cainta).

o   Stock Transfer In – ito ang ginagamit kapag kailangan i-input ang mga produkto na galing sa kabilang branch o warehouse. Sa kadahilanang ito ay order na pick up sa naturang branch o pang-stock lamang. Sa pag-encode nito, kailangan tama ang lokasyong kung saan ito nagmula at mga produktong natanngap. Bago ito i-input, kailangan muna i-check ang listahan na pinadala kung saan nagmula o nanggaling ang mga produkto. Lagyan din ito ng remarks kung anu yung purpose ng stock transfer in.

o   Stock Transfer out – ito ang ginagamit kapag kailangan i-input ang mga produkto na ipapadala sa kabilang branch o warehouse.Sa kadahilanang ito ay order ng customer online for pick up at delivery, Lazada at shopee. . Ito din ang ginagamit sa mga pagkakataong may customer o transaction na hindi tayo nagreresibo. Sa pag-encode nito, kailangan tama ang lokasyon kung saan papunta at ang mga produkto nito ilalabas sa store. Lagyan din ito ng remarks kung anu yung purpose ng stock transfer out. Kailangan magpadala ng printed copy para merong batayan ang tatanggap ng stock transfer out sa pagcheck nito.

Cash Flow – Ginagamit ito kapag merong pera na ipapasok o ilalabas sa drawer.

-        Received on Account – Ito ang ginagamit kapag merong pera na ipapasok sa drawer. Ito ay galing sa customer na merong transaction kagaya ng walang resibo, downpayment para sa ipapagawang customize canvas, o di kaya’y sukli sa biniling produkto galing sa supplier, office supply at iba pa. Ito din ang ginagamit kapag may panukling barya galing sa warehouse o sa kabilang branch. Ang shortcut key nito ay ALT+V.

-        Paid Out – Ito ang ginagamit kapag may perang idedeposit sa banko, merong bibilhing office supply, pambayad sa Grab o lalamove fee, panukling barya para sa kabilang branch at iba pa. Ang shortcut key nito ay ALT+T.

-        Pick up – Ito ang ginagamit kapag merong pera na ilalabas para pick up ng produkto galing supplier. Ang shortcut key nito ay ALT+I.

Tandaan: Kapag ang cash/pera sa loob ng kaha ay umabot na ng 20,000.00 o mahigit pa. Kailangan ito ideposit sa bank account ng kompanya kapag merong bukas na banko.

BDO Account name: TOPS Oil Paint Store

Account number: 001570306247

 

BPI Account name: TOPS Oil Paint Store

Account number: 9760000334

OPTION – dito makikita Open Drawer, Inquiry at Reprint Receipt na function na ginagamit din araw-araw

-        Open Drawer – Ang shortcut key nito ay F6. Ginagamit ito kapag magcheck ng pera sa loob ng kaha kung magdedeposit ng pera sa banko bago ito ipaid out. O di kaya’y pagkuha ng panukli para sa walang resibo na customer na nagbayad ng cash sa biniling produkto.

-        Inquiry – meron itong tatlong function na napailalim dito. Price inquiry, Point inquiry at Credit Inquiry. Ang Credit Inquiry ay hindi na ito ginagamit.

  •        Price Inquiry – Ito ang ginagamit kapag nagtatanong o nagpapacheck ang customer ng presyo ng naturang produkto. Ang shortcut key nito ay F5. Pweding i-barcode ang item kung scannable ang barcode nito o hanapin by description. Pindutin lang ang UP Arrrow sa keyboard.
  •        Points Inquiry – Ito ang ginagamit kapag merong customer na gustong malaman kung ilan na ang kanyang points sa loyalty card nito. Ang shortcut key nito ay CTRL+I.

-        Reprint Receipt – Ito ang ginagamit kapag may customer na humingi ng kopya ng kanyang biniling item. May pagkakataon na nauubusan ang POS papel habang nagpiprint ng resibo. Pwedi ito gamitin kapag nakapagrefill na ng POS paper. Ang shortcut key naman nito ay ALT+N.

VOID/CANCEL/SUSPEND – ito yung ginagamit kapag merong customer nagpabawas ng kanyang binili, mga cancel at nagpaquote lamang ng produkto.

-        ITEM VOID – Ito ang ginagamit kapag merong customer na nagpabawas o gustong magpabawas sa napiling produkto.

-        VOID TRANSACTION – Ito ang ginagamit kapag merong customer na ipavoid ang binili niyang item na naresibo ng nakaraang araw. Kailangan ito ng approval ng HEAD bago itransact. Hindi ito ginagamit.

-        SUSPEND/RESUME TRANSACTION

  •        Suspend Transaction– ito ang ginagamit kapag may customer na gustong magpaquote ng total sa mga napiling produkto. Ito din ang ginagamit sa mga pagkakataon na na-input na ang mga binili ng customer para iresibo pero hindi pa tapus ang customer sa pagpili ng bibilhin at merong customer na nakasunod sa kanya na nakafinalize na ang mga bibilhin at handa na ito magbayad sa counter. Sinususpend mo na ito. Ginagamit din ito sa mga hindi na nagpaparesibo na customer.
  •        Resume Transaction -  ito ang ginagamit kapag ang naka-suspend transaction na customer  ay nakapagfinalize na ng kanyang bibilhin at babayaran na ito sa counter.

-        CANCEL TRANSACTION – ito ang ginagamit kapag naka-input na ng mga produktong bibilhin ang customer at bigla na lang nagbago ang isip niya at hindi na ito kukunin. Applicable itong gawin kapag madaming nainput na produkto sa ENTRY at matatagal kapag i-Item void ito. Para isahang o mabilisang gawaan, kailangan lang na i-cancel transaction.

          14.   LOYALTY CARD – Meron tayong ginagawang loyalty card na pweding i-offer sa mga customer na gustong makalikom ng points sa bawat bili nila sa store. Applicable lang ito sa walk in customer.  Ang bawat branch ay may kanya kanyang loyalty card. Hindi magagamit ang loyalty card na binili sa Ali Mall branch kapag magwalk in ang customer sa MCS branch. Kung saan binili ang loyalty card ay dun lang ito magagamit. 50.00 ang presyo ng bawat loyalty card. 1point ay katumbas ng 1.00. Sa bawat 500.00 na binili ng customer, meron silang makukuhang 1 point. Kapag walang maipakitang loyalty card kapag sila ay bumili sa store, hindi sila mabibigyan ng points. Kapag may sale o promo, entiltle ang customer na merong loyalty card ng additional discount kapag nagwalk in ito at merong pinakitang loyalty card. Hinihikayat ang lahat na mag-offer sa mga customer.

          15.   Product Restocking – Ang mga produkto sa loob ng store ay dapat i-monitor ang bilang at kung meron pa itong available stock. Kapag konti at ubos na, kailangan i-refill ito. Sa mga produkto ng Local Supplier kagaya ng M. Enriquez, TIMES Tranding, Ifex Internation paper, Crown, Enfant Doue, Standard at iba pang supplier na nasa Metro Manila ay kailangan magrequest sa unang linggo ng buwan (1st week of the Month) at kada 20th na araw ng buwan.

  1. Ang mga produkto na available sa Warehouse o production ay pweding magrequest kahit anung araw. I-message ang mga request stock sa mga sumusunod sa Viber Chat Group.
    * Production Canvas – customize & standard sizes ng mga stretched canvas.

* Kulay Repack – Kulay products kagaya ng kulay acrylic, acrylic & oil mediums at iba pa.

* Ordering Local stock – international product na ini-import natin sa ibang bansa kagaya ng India Canvas roll, Gamblin, Golden, at iba pa.

* Sales Rep Only – stock galing sa mga local supplier kagaya ng IFEX, M. Enriquiez, Times Trading, Enfant Doue, Standard Overseas at iba pa. Kailangan ito icheck at i-approve ng Head.

          16.   ENDORSEMENT – meron tayong logbook para sa endorsement. Kailangan isulat rito ang mga pending o hindi pa natatapos na transaction na kailangan i-endorse sa susunod na araw para sa mga kasamahang magduty sa naturang branch. Kailangan lagyan ng date, detalye ng endorsement at kung sino ang naghanda ng endorsement. Sa pag-update ng endorsement kapag ito’y nagawa o tapus na, kailangan din itong lagyan ng date, detalye ng update/status ng endorsement at pangalan ng SR kung sino nag-update. Halimbawa, sa araw na nagduty ka sa isang branch at merong customer na nag-inquire ng produkto. Available naman ito at gusto niyang pick up ang produkto kinabukasan. Ihanda ang produkto at lagyan ng pangalan. Isulat ang endorsement sa logbook. Isulat ang detailye tulad ng pangalan ng customer, produkto na gustong pick up, saan ito nakalagay, at petsa kung kelan gustong ipick up ang produkto. Sa ganitong paraan, wala tayong makaligtaan o makalimutan. Dito din makikita kung sino ang nagkulang kapag magkaroon ng problema.

Format ng Endorsement

Date

Endorsement

Prepared By:

Aug 8,2023

 

Juan dela Cruz, reserved 1gallon Gamblin Gamsol. For pick up by Aug 9, 2023. Nasa reserved box ang item

Jervin

Format ng Update of Endorsement

Date

Update of Endorsement

Prepared By:

Aug 9,2023

 

Pick up Already. OR#8210, Cash payment

Robert


               17.   Sales Journal – Dito sinusulat ang lahat ng transaction na binili ng mga customer na nag-walk in sa store branch. Mahalagang Gawain din ito araw- araw. Makukuha ang mga detalye sa Sales Electronic Journal na makikita sa POS. Inilalagay dito ang Date, SALES INVOICE, Amount ng binili ng customer, Net Sales at Output tax.
Example:

Date

Sales Invoice

Cash

Net Sales

Output Tax

08

8210

1000.00

892.86

107.14

 Tandaan: Panatilihing maayos at malinis ang Sales Journal. Kailangan klaro at tama ang isusulat sa libro. Iwasan ang erasure o pagkakamali.

              18.   Report – Ito ay isa sa mga importanting Gawain na napabilang sa work flow natin. Meron tayo tinatawag na  Google Spread Sheet report kung saan dito itinatala o ini-encode ang mga transaction sa kabuuang araw. Bawat branch ay merong naturang Google Sheet Report. Dito nilalagay ang mga transaction kagaya Cash in Drawer bago magsimula ang araw, mga bumiling customer, paid out, received on account, pangalan ng Sales representative naka-duty sa naturang branch at total ng pera sa kaha sa pagtatapos ng araw. Ikompara ang ginawa mga ginawang detalye sa google spreadsheet report sa Y reading ng POS para matiyak ang cash total at end total ng report. Sa Google spread sheet, meron itong sampung (10) columns.

 

Column

Column Name

Description

A

Date/Petsa

 

B

Sales (Cash)

Dito nilalagay ang mga total amount ng mga bumiling customer kapag cash ang mode of payment

C

Sales (CC)

Dito nilalagay ang mga total amount ng mga bumiling customer kapag Credit Card, Debit Card, Online Bank transfer, Bank Deposit, Gcash, Cheque at Paypal. May pagkakataon din na dito nilalagay ang amount ng downpayment sa araw ng neresibo ang biniling produkto ng mga customer na nagdownpayment ng mga nakaraang araw

D

Disc/Code

Dito nilalagay kung anung gamit na mode of payment ng bumiling customer tulad ng Credit Card, Debit Card, Online Bank transfer, Bank Deposit, Gcash, Cheque, Paypal at Downpayment
Credit Card – Bank name + anung klasing Credit Card
Example: BPI Mastercard/Visa/AMEX/Diners

Debit Card – Bank name + Debit

Example: BDO Debit / Citi Debit /Security Bank Debit
Online Bank Transfer – Bank name + Transfer

-        Ito yung Mode of Payment kung saan nagsesend ng pera o bayad ang customer thru online gamit ang app o browser ng kanilang naturang banko, Ang proof of payment nito ay screenshot na pinapadala ng customer.

-        Sa online bank transfer, dalawang account lang ang ginagamit natin. Ito ay BPI at BDO. Hindi natin ginagamit ang Chinabank. Ginagamit lang ito sa BIR payment ng kompanya. Wala tayong account ng Metrobank, Citibank, Union Bank, Security Bank, PNB at iba pa.

Example: BPI Transfer/ BDO Transfer

Bank Deposit – Bank Name + Deposit

-        Ito ang Mode of Payment kung saan denedeposit ng customer ang kanyang bayad sa banko. Ang proof of payment nito ay picture ng deposit slip galing sa dalawang banko. Ito ay BPI o BDO lamang.

Example: BDO Deposit / BPI Deposit
Gcash – Gcash

PayPal – PayPal
Downpayment – Received on Account
Cheque – Cheque/Posted Dated Check

E

Description

Dito nilalagay ang OR# at pangalan ng customer kasama ang oras ng pagresibo. Kapag walang resibo ang transaction, lagyan ng NO OR kasama ang pangalan, prestashop order number kapag na-encode ito sa prestashop at stock transfer out to customer reference number.
Example:
OR18210 Juan Dela Cruz 2:10 pm

NO OR PS#8210 REF#8210 Juan Dela Cruz 2:10 pm

F

Cash In

Amount kung merong pinasok na pera sa cash drawer. Kagaya ng panukli from Cainta o kabilang branch. Downpayment ng customer para sa pinagawang customize canvas at iba pa.

E

Description

Purpose o reason bakit nagpasok ng pera sa drawer.
Example:
Panukli from Ate Michelle/Alimall/MCS/Sta Cruz
Juan dela Cruz downpayment

G

Paid Out

Amount kung merong inilabas na pera sa cash drawer katulad ng pagdeposit ng pera sa banko o meron pinabiling gamit.

H

Description

Purpose o reason bakit nag paid out o nagpalabas ng pera sa kaha.
Example:
Deposit BPI/BDO

Masking tape for OMG use/Production use.

I

Cash

Dito nilalagay kung sino nakaduty sa branch at sa ilalim ay kung magkano ang total ng pera after End of the Day.

Tandaan:

-        Kapag merong binago o update sa Google spread sheet report, kailangan itong screenshot o gamitan ng snipping tools kung anu ang binago at i-send ito sa araw kung kelan binago o inupdate. Isasama din ito sa pagsend ng daily report.

-        Kapag merong online payment o downpayment ang customer sa nakaraang araw para sa napiling produkto at pinick-up dito sa araw ng pumunta ang customer o pinapick up via Lalamove o grab, maglagay ng NOTE kung kailan ito binayaran. Para madaling ma-trace ng Billing ang payment nito.

Example:
BPI/BDO Transfer
Aug 7, 2023
1,200.00

Gcash
Aug 8, 2023
1,800.00

TOTAL: 3000.00

 

-        Merong pagkakataon na ang online payment ng customer ay isinasama o isinasabay ang payment nito para sa Lalamove o Grab, maglagay ng note at itala kung magkano ang amount na binayad, magkano ang total ng produktong binili at magkano ang rate ng lalamove o grab rider.
Example:
Gcash/BPI/BDO Transfer: 1090.00
Purchased Product: 1000.00
Lalamove/Grab fee: 90.00

-        Kapag merong customer nan aka-avail ng discount, maglagay ng note kung nasa magkano ang TOTAL nito, ilan yung discount, reason ng discount at magkano ang discounted TOTAL:

Example:
Total Purchased: 1000.00
Discount 3% : 30.00
Damage item/ New year’s Sale
TOTAL: 970.00

-        Kapag merong customer na nagreturn ng produkto at gustong palitan ng ibang produkto, Maglagay ng note kung anu ang rason bakit ibabalik o papalitan ang nabiling produkto.

-        Kapag merong customer na walang resibo, kailangan i-highlight ng kulay dilaw ang transaction.
Halimbawa:
1500.00       Gcash                 NO OR PS#8210 Ref#8210 Juan Dela Cruz

      19.   Maglinis at Mag-arrange ng display – bago matapos ang oras ng pagtatrabaho, maglinis muna ng counter o working area ng mga kalat o basura. Itapon ang basura para hindi ito mangamoy sa loob ng store. May mga customer na merong kinukuhang produkto at iniiwan lang ito kung saan-saan. Ibalik ang mga produktong ito sa kani-kanilang pwesto o kung saan ito karapat-dapat idisplay. Magwalis at magpunas ng sahig para sa susunod na araw, pagdating ng kasamahan na kung sino ang naka-assign na magduty ay malinis na. CLEAN AS YOU GO.

       20.   Cashier Report (POS) – Ginagawa ito 10mins bago magsara ang store. Ang Cashier report, makikita ito sa POS under Present Reports. Dito ay in-input ang bilang ng bawat bill ng pera sa loob ng cash drawer. Kailangan bilangin ito ng maigi at dapat marinig ang pagbibilang. Kailangan ang total ng pera na nabilang sa kaha ay tugma sa end total ng Google spreadsheet report. Kapag hindi magtugma, recheck ang bilang ng bawat pera at icheck din ang ginawang report sa Google spreadsheet. Kapag nagtugma, iprint ang transaction nito. Pagkatapus ng pagprint ang cashier report, lalabas ang X-reading kung saan summary ito ng mga transaction ng buong araw. Sa Alimall kailangan ito iprint pero sa MCS & Sta Cruz, kahit hindi na ito iprint. Makikita sa X-reading print kapag merong short o Over na pera.

       21.   End of the Day (EOD) – Kailangan ito iperform bago magsara ang store. Ito ang last step para isara ang lahat ng transaction sa araw na nagduty. Kailangan ito iprint. After printing, kailangan mag-export ng list of transaction na kakailanganin ipasa sa pagsend ng report. Lahat ng printed copy na galing sa POS ay kailangan isama-sama at i-staple. Iche-check ito ng Manager kapag magcheck ng mga reports ng branches.

       22.   SENDING REPORTS
 
Daily Report - Araw – araw itong ginawa. Nagsesend ng daily report via email. Ang mga sumusunod ay inclusion sa pagsend ng daily report:

* List of Transaction – pdf file
* Screenshot ng Cash Flow Report – jpeg o png file
* Stock Transfer out to Customer na walang resibo – pdf file
*Screenshot ng Update o binago sa Google spread Sheet report- jpeg o png file

Ang mga sumusunod na email address ay kung saan nagpapasa ng daily report
* Lindsey James Lee –
lindslee2000@gmail.com
*Michelle Pauline Lim –
mitchypau@yahoo.com

*Rhea Baguios – rhea@theoilpaintstore.com

*Jervin Tabaosares – jervin@theoilpaintstore.com

*Audit – judymarie@theoilpaintstore.com & auditteamtops@gmail.com

 

   ⬢Weekly Report – Every Saturday o Sunday ito pinapasa. Ang mga sumusunod na transaction ay kailangan i-include sa pagpasa ng weekly report:

  •        Stock Transfer Transactions – Lahat ng stock transfer out & stock transfer in na transactions sa buong linggo. Sunday to Saturday transaction. – pdf file
  •        Stock Receipt Transactions – Lahat ng stock receipts sa buong linggo Sunday to Saturday. – pdf file.
  •        Stock Adjustment – lahat ng stock adjustment sa buong linggo Sunday to Saturday kung meron. – pdf file

Tandaan: Sa pagsend ng WEEKLY REPORT,kapag merong transaction ang hindi pa posted kailangan maglagay ng note sa email na nagsasaad ng rason kung bakit hindi pa ito posted o hindi ito naisama sa pagsend ng weekly report.

Ang mga sumusunod na email address ay kung saan nagpapasa ng weekly report
* Lindsey James Lee –
lindslee2000@gmail.com
*Audit –
auditteamtops@gmail.com

            23.   Signing off – Chat “Signing OFF” on SR LOGS & Important Notice Viber group chat (Obligatory).

            24. Store Closed – Patayin ang computer, printer, Aircon, electric fan, Signage at ilaw bago isara at i-lock ang store. Siguraduhin na naka-off ang lahat.